Najwięcej problemów w pracy z flotą pojawia się wtedy, gdy decyzje podejmowane są na podstawie domysłów, a nie danych. Kierowca twierdzi, że był na miejscu, klient mówi coś innego, a czas przejazdu „nie zgadza się” z planem. Bez narzędzi do weryfikacji właściwie każdy taki przypadek zamienia się w spór, który niełatwo rozstrzygnąć.
W praktyce dopiero pełna widoczność tras i postojów pokazuje, gdzie de facto powstają opóźnienia i czy wynikają z organizacji pracy, czy z czynników zewnętrznych.
System zlokalizowania GPS w takich wypadkach nie jest dodatkiem, wyłącznie głównym źródłem informacji o tym, jak rzeczywiście poruszają się pojazdy. W codziennej pracy widać to bardzo wyraźnie: różnica kilku minut na trasie, nieplanowany postój albo zboczenie z trasy potrafią zmodyfikować cały harmonogram dnia. Czasem kłopotem nie jest sama jazda, niemniej jednak momenty w gronie zleceniami, kiedy pojazdy stoją bez uzasadnienia lub krążą bez konkretnego celu.
Przy większej liczbie aut kontrolowanie flotą samochodową przestaje być kwestią organizacji w głowie jednej osoby. Zaczyna przypominać analizę przepływu zasobów, gdzie każdy pojazd jest osobnym elementem systemu. Widziałem przypadki, w których brak testom nad jednym autem powodował opóźnienia w całym łańcuchu dostaw. Nie dlatego, że kierowca działał źle, ale dlatego, że nikt nie miał pełnego obrazu sytuacji w czasie rzeczywistym. W takich warunkach decyzje podejmowane „na wyczucie” szybko okazują się niewystarczające.
System monitorowania pojazdów zmienia sposób patrzenia na pracę floty, bo przesuwa punkt ciężkości z deklaracji na fakty. Widać nie tylko i wyłącznie gdzie znajduje się pojazd, niemniej jednak też jak długo trwały postoje, jaka była dynamika trasy i czy intencja był w ogóle realizowany w zgodzie z założeniami. Z czasami pojawiają się również mniej ewidentne wnioski, przykładowo powtarzające się schematy opóźnień na konkretnych odcinkach. To daje możliwość korygować organizację pracy bez zgadywania, co funkcjonuje, a co nie, i bez polegania na fragmentarycznych informacjach od kierowców czy dyspozytorów.
Zobacz także: gps do maszyn budowlanych.