Obecność szkodników w budynkach, magazynach, obiektach produkcyjnych czy lokalach użytkowych może wynikać z wielu przyczyn i nie za każdym razem jest łatwa do zauważenia na początku kłopotu. Owady a także gryzonie mogą pojawiać się tam, gdzie mają dostęp do pożywienia, wody, schronienia lub miejsc odpowiednich do rozmnażania. Z tego względu systemy ochrony przed szkodnikami nie powinny być rozpatrywane wyłącznie jako sposób reagowania na widoczne osobniki.
W praktyce znaczenie ma także obserwowanie śladów ich obecności, sprawdzanie miejsc w szczególności podatnych na zasiedlenie a także ocena warunków panujących w danym obiekcie. Odchody, uszkodzenia opakowań, ślady żerowania, charakterystyczny zapach czy martwe osobniki mogą być sygnałami, że problem występuje w większym zakresie, wręcz o ile podczas oględzin nie widać żywych szkodników.
Skuteczna ocena sytuacji wymaga uwzględnienia specyfiki konkretnego miejsca. Inne zagrożenia mogą występować w pomieszczeniach wykorzystanych do przechowywania żywności, inne w piwnicach, a jeszcze inne w halach, garażach lub obiektach gospodarczych. Znaczenie mają w głównej mierze temperatura, wilgotność, sposób przechowywania materiałów oraz przystępność szczelin i niełatwo dostępnych przestrzeni. W praktyce warto zwrócić uwagę na miejsca przy instalacjach, przejściach rur, drzwiach, oknach, kanałach wentylacyjnych i połączeniach różnych elementów konstrukcji. Dosłownie niewielka szczelina może stać się drogą wejścia dla niedużych organizmów. Z kolei pozostawione resztki towarów albo niewłaściwie zabezpieczone odpady mogą stanowić dodatkowy czynnik sprzyjający ich pojawieniu się. Dlatego sama obecność preparatu czy pułapki nie rozwiązuje wszystkich problemów, jeśli warunki sprzyjające szkodnikom wciąż pozostają niezmienione.
W zależności od rodzaju zagrożenia stosuje się różnorakie metody obserwacji i ograniczania jego występowania. W przypadku owadów znaczenie może posiadać rozmieszczenie miejsc monitorowania, które pozwala określić, gdzie aktywność jest największa i czy zjawisko pojawia się okresowo. Przy gryzoniach pomocne może być jednak śledzenie tras przemieszczania się oraz administrowanie miejsc, w których występują ślady ich aktywności. Istotne jest też regularne sprawdzanie uprzednio wskazanych obszarów, ponieważ sytuacja może przerabiać się wraz z porą roku, zmianą temperatury albo sposobem użytkowania budynku. W praktyce nie zawsze można w tym samym momencie ustalić źródło kłopotu. Szkodniki mogą przemieszczać się wśród pomieszczeniami, skorzystać z przestrzeni niewidocznych w trakcie zwyczajnych oględzin lub pojawiać się okresowo. Z tego powodu pojedyncza obserwacja może nie przedstawiać pełnego obrazu sytuacji.
Przy kształtowaniu ochrony istotne jest również uwzględnienie sposobu użytkowania danego obiektu oraz ograniczeń związanych z obecnością ludzi, zwierząt czy przechowywanych materiałów. Całkiem inaczej podchodzi się do pomieszczenia mieszkalnego, inaczej do magazynu, a jeszcze przeciwnie do miejsca, w którym odbywa się produkcja lub przechowywanie towarów wymagających określonych warunków higienicznych. Znaczenie moraz dokumentowanie obserwacji, ponieważ informacje o czasie pojawienia się szkodników, ich liczbie, umiejscowienia oraz kategorii śladów ułatwiają porównanie sytuacji w kolejnych okresach. Są przypadki w których problem może być związany z warunkami zewnętrznymi, np zmianą temperatury, pracami remontowymi w sąsiedztwie albo dostępem do nowych źródeł pożywienia. Z tego względu systemy ochrony przed szkodnikami obejmują nie tylko i wyłącznie działania podejmowane po zauważeniu kłopotu, lecz też stałą obserwację miejsc, w których ryzyko pojawienia się niepożądanych organizmów jest większe.
Dodatkowe informacje: systemy ochrony przed szkodnikami.